Cómo Hacer Más Con Menos: 5 Pasos A Seguir Cuando Vas A Delegar

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Todo líder depende de un buen equipo de trabajo para poder lograr más con menos.  Es decir, más ventas, con menos gastos, más calidad, con menos quejas, más producción, con menos ausentismo.

Delegar es el proceso mediante el cual se transfiere la responsabilidad de una tarea específica de una persona a otra.  Ahora bien, la clave está en que el líder que delega, debe de empoderar a esa persona en quien se delega.  De esa forma, el líder garantiza no solo su éxito, sino el de la organización.

Hace varios años, manejaba una empresa con sobre 150 empleados.  Tuve que aprender a delegar, pues a mi jefe inmediato le encantaba hacerlo.  Fue bien temprano en mi carrera que aprendí que la clave para hacer más con menos, se encontraba en la capacidad de delegar efectivamente.

Mi jefe inmediato se reportaba a un Director Regional, quien estaba a cargo de toda el área este de Estados Unidos.  Era bien extraño porque aunque a ambos les encantaba delegar, tenían dos estilos bien diferentes de hacerlo.   Al jefe de mi jefe le llamaban “Darth Vader”.

Te podrás imaginar. Así mismo era que delegaba.  Intimidando y amenazando.  Por lo tanto, sus métodos de delegación, no eran muy efectivos.  Al finalizar sus visitas de rutina, siempre habían varios “voluntarios” que gustosamente se ofrecían para “darle pon” hasta el aeropuerto (solo para asegurarse de que se montara en el avión).

Sin embargo, mi jefe inmediato era todo lo contrario.  Delegaba de manera efectiva. Se aseguraba que antes de hacerlo, estuviesen presentes las condiciones necesarias para que la persona en quien se delegaba tuviese éxito.  Verificaba la capacidad y los recursos disponibles para que se lograsen los objetivos deseados.

Las personas se adueñaban del proyecto asignado debido a la manera en que se realizaba el proceso.  No era una delegación por intimidación, sino que se trataba de establecer expectativas y asignar responsabilidades de una manera efectiva.  Como consecuencia de haber delegado efectivamente, obtenía mejores resultados.  Por lo general, un aumento en productividad, reducción en gastos y un mayor compromiso de parte del equipo de trabajo.

A continuación, 5 pasos que te ayudarán cuando vas a delegar:

I.  Establece prioridades.  Si te encargas de las cosas grandes, las cosas pequeñas, por lo general caen en su lugar.

II.  Combina las necesidades con las habilidades. Asegúrate de que la persona en quien delegas tenga la capacidad, el conocimiento y la motivación adecuada.

III.  Establece cuales son las tareas y cuales son las expectativas y resultados deseados.

IV.  Específica cuanta autoridad se le concede a la persona en quien se está delegando. 

V.  Asigna responsabilidad.  ¿Qué hay que hacer y para cuando?

Si deseas más información de cómo implementar el proceso de delegación u otros procesos enfocados en aumentar la productividad, reducir gastos operacionales y mejorar la actitud de tu equipo de trabajo, comunícate por correo electrónico a: info@helpincpr.com

Período de Gracia Para Radicar Informe Anual de Corporaciones

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SAN JUAN– El secretario de Estado, Kenneth McClintock Hernández, anunció el miércoles la apertura de un periodo de gracia de cinco meses para que las entidades que adeuden informes corporativos tengan la oportunidad de radicarlos con una reducción en el pago de derechos. McClintock dijo que la iniciativa se realiza como parte de la última fase de digitalización del Registro de Corporaciones, para que las corporaciones que adeuden informes anuales al Departamento de Estado puedan ponerse al día a tenor con la Ley General de Corporaciones.

“Con esta oportunidad que estamos brindando a decenas de miles de corporaciones con o sin fines de lucro, esperamos tener un Registro de Corporaciones totalmente digitalizado y al día para el 30 de junio de este año”, indicó.

Según el secretario, la iniciativa dará comienzo el próximo viernes y el trámite se podrá realizar por internet a través de las páginas www.estado.pr.gov, www.pr.gov ó www.prcorpfiling.f1hst.com.

“El período de gracia comenzará el 27 de enero y cerrará el 27 de junio de 2012 y la radicación será única y exclusivamente a través del portal de Corporaciones del Departamento de Estado. Una vez culmine este periodo, se reinstalarán las penalidades por radicación tardía para aquellos informes anuales no radicados”, explicó McClintock.

Los derechos de radicación durante este periodo, según dispone la ley, consistirán en el doble del pago de derecho para las corporaciones sin fines de lucro y el triple del pago de derecho para las corporaciones con fines de lucro, sin pagar la penalidad.

Entre tanto, el funcionario enumeró los criterios necesarios para determinar si es elegible para el período de gracia. Explicó que no cualifican las corporaciones que no tienen la obligación legal de radicar un informe o pagar derecho anual, por ejemplo los bancos, las cooperativas, las instituciones financieras, las iglesias o religiosas que estén registradas como sin fines de lucro.

Añadió que la corporación debe aparecer en el archivo digital corporativo del Departamento de Estado, y que deben radicarse todos los informes anuales desde la formación de la corporación.

Tampoco cualifican aquellas corporaciones que se encuentren bajo plan de pago, firmado y suscrito previo a la apertura de este período. Culminó diciendo que los pagos de derechos serán aplicados en orden por antigüedad a partir de la formación de la corporación.

McClintock añadió que la ventana de gracia no aplica a los informes para el año natural 2011, que se radican en o antes del 15 de abril de 2012 ya que no son informes atrasados, conforme a la ley.

Para información adicional puede comunicarse a través del correo electrónico support@estado.gobierno.pr o llamando al 787-722-2121 extensión 4348 de 8:00 de la mañana a 4:00 de la tarde.

Mano amiga en tiempos de crisis

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H.E.L.P. ofrece ayuda para afrontar tiempos difíciles

Yarizel Rodríguez (izquierda) e Ivette Vázquez Burgos. (El Nuevo Día / José R. Madera)

Por Andrea Martínez / amartinez@elnuevodia.com

Era un taller de trabajo en crisis. Los celos profesionales, los problemas para trabajar en equipo y el incumplimiento con fechas límites de entrega hicieron que el patrono -una firma de ingeniería y construcción- recurriera a una compañía especializada en el manejo de este tipo de problemas.

La empresa contratada intervino con los trabajadores: a los seis empleados involucrados les administró pruebas de personalidad y de manejo de su tiempo, e identificó sus fortalezas y potenciales.

Además, se entrevistó individualmente a cada profesional y se le ofrecieron recomendaciones específicas sobre cómo superar la situación.

La empresa recomendó a la firma de ingenieros descartar sus programas computarizados obsoletos y actualizarlos, para así agilizar las labores.

Este es uno de los ofrecimientos de la firma H.E.L.P. Inc. (Humans Engaged in Learning Procedures), creada con el fin de trabajar con el personal de las empresas para aumentar su productividad.

Su consigna ha sido, desde su creación, ayudar a compañías y organizaciones en tiempos difíciles, explica su presidenta Yarizel Rodríguez.

La ejecutiva, que también es sicóloga industrial, relató que hace cuatro años varios profesionales que ofrecían servicios por separado decidieron unirse y crear la organización, como una respuesta al reclamo de sus respectivos clientes, que buscaban servicios específicos que internamente no podían proveer.

“Vimos la necesidad de buscar personas con distintas capacidades para llenar las necesidades de cada cliente”, explicó Rodríguez.

Ivette Vázquez Burgos, una contadora pública autorizada (CPA) y “certified management accountant”, indicó que “ha sido una combinación espectacular, porque entendemos cómo manejar diferentes aspectos de una compañía”.

El equipo de trabajo también está integrado por la especialista en recursos humanos Ida Macaraig, el sicólogo industrial Andrés Claudio, el abogado José Alvarado y el técnico en equipo audiovisual y montaje de eventos Luis Daniel Rodríguez.

La CPA Vázquez Burgos agregó que “nuestras técnicas de Renovación Corporativa y Mejoramiento de Desempeño se enfocan en dirigir, adiestrar y guiar a los empleados en el manejo de retos y cambios. Nuestra experiencia nos permite diseñar los servicios de acuerdo a las necesidades del cliente”.

Vázquez Burgos subrayó que cada plan de acción para una compañía intervenida está diseñado específicamente para esta.

“Ninguna intervención es igual”, manifestó.

Ayuda al empleado

La firma -que ofrece entrenamiento organizacional e individual a compañías en áreas de gerencia, administración y recursos humanos a precios asequibles- también ha buscado amoldarse a las necesidades de las empresas, diversificando su oferta.

Ejemplo de esto es el Programa de Asistencia al Empleado que están diseñando, atemperado a la tendencia de recortes de gastos de las empresas.

En lugar de un pago global anual que debe pagarse independientemente de que se usen o no los servicios, H.E.L.P. factura solamente por los servicios prestados.

Rodríguez explicó que para este nuevo proyecto ya tienen como cliente a una empresa grande que, por razones de economía, había eliminado de su presupuesto el programa de ayuda al empleado y necesitó darle servicio a una persona en crisis.

Otros ofrecimientos

En su afán por satisfacer las necesidades de las compañías que procuran sus servicios, H.E.L.P ha organizado Ferias de Salud y actividades de entretenimiento para los empleados, entre otros eventos.

Rodríguez informó que entre las charlas específicas que ofrecen figuran talleres de desarrollo de liderato o técnicas de supervisión, desarrollo de empleados de alto potencial, técnicas para trabajo en equipo y “coaching”, que busca desarrollar empleados a los que se quiere ascender o mejorar su desempeño profesional.

También ofrecen charlas sobre violencia doméstica, mobbing o acoso laboral, y orientaciones sobre estrategias de incorporación y apoyo en contratos.

Aparte de los clientes que han procurado sus servicios para actividades o eventos particulares, cuentan entre sus 25 clientes fijos con Cooperativa de Seguros Múltiples, Johnson & Johnson, Mc Neil, Ortho Phamaceutical, Ortho Biologics, Cordis, CMT, TS Group, la Asociación de Industriales y Anglo-Puertorican Insurance, entre otras firmas.

“Nuestra misión es ofrecer servicios de educación y orientación que contribuyan al desarrollo y crecimiento del personal de su organización”, afirmó Rodríguez, quien sostuvo que cuentan con recursos que pueden hacer la diferencia entre la actitud positiva o negativa de los empleados.

“Nosotros entramos pero no trabajamos solos, la idea es envolver al equipo de trabajo de la compañía”, puntualizó Vázquez Burgos.

Importante el mensaje

“Ayudamos a los diferentes gerentes con guiones sobre cómo se van a efectuar ciertos cambios y cómo el líder va a llevar el mensaje. De eso dependerá si se desmoraliza al empleado o si se logra que este se inspire, se motive y se una a la estrategia de cambio”, enfatizó Rodríguez.

La sicóloga indicó que han trabajado con empresas que quieren mejorar el manejo de sus finanzas y con firmas que buscan una reorganización corporativa.

Incluso mencionó que han laborado con compañías que quieren expandir su operación, pero necesitan que se reestructuren las tareas a los fines de asimilar la expansión planificada.

La finalidad de H.E.L.P. siempre es impactar positivamente a la organización con la que colaboran.

“Nos dedicamos a hacer lucir bien a los clientes, tanto con sus propios clientes como con sus empleados”, puntualizó la sicóloga Rodríguez, quien enfatizó que generalmente se mueven al área de trabajo del cliente para facilitar la labor.

H.E.L.P. Inc., que está ubicado en el Centro Internacional de Mercadeo, en Guaynabo, se encuentra revisando espacios para mudarse a un nuevo local.

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Poor mental health harming productivity

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One in five workers suffer from a mental illness such as depression or anxiety and these conditions increasingly affect productivity in the workplace as many struggle to cope, a report by the OECD said on Monday.

The Organisation for Economic Co-operation and Development found people with mental illness are often off sick from work, and between 30 and 50 percent of all new disability benefit claims in OECD nations are now due to poor mental health.

Policymakers need to find new ways to tackle the social and economic problem of mental illness, the report said, as trigger factors, such as stress at work, are likely to increase.

“Increasing job insecurity and pressure in today’s workplaces could drive a rise in mental health problems in the years ahead,” it said.

“The share of workers exposed to work-related stress, or job strain, has increased in the past decade all across the OECD. And in the current economic climate, more and more people are worried about their job security.”

Depression alone is already a major cause of death, disability and economic burden worldwide and the World Health Organisation predicts that by 2020 it will be the second leading contributor to the global burden of disease across all ages.

Two studies published in September and October found that up to 40 percent of Europeans suffer from mental and neurological illnesses each year, and the annual cost of brain disorders is almost 800 billion euros.

The OECD’s report, entitled “Sick on the Job? Myths and Realities about Mental Health at Work” found that most people with a mental disorder are in work, with employment rates of between 55 percent and 70 percent — about 10 to 15 percentage points lower than for people without a disorder.

But people with mental illness are two to three times as likely to be unemployed as people with no mental health problems. This gap represents a economic major loss, the report said.

“Most common mental disorders can get better, and the employment chances be improved, with adequate treatment,” the OECD said.

But it said health systems in most countries were narrowly focused on treating people with severe disorders such as schizophrenia, who account for only a quarter of all sufferers.

“Taking more common disorders more seriously would boost the chances for people to stay in, or return to, work,” the OECD said, adding that around 50 percent of people with severe mental disorders and more than 70 percent of those with moderate illness currently get no treatment at all.

The OECD urged policymakers to focus on providing good working conditions which help employees reduce and manage stress, to introduce systematic monitoring of sick leave, and to help employers reduce workplace conflict and avoid unnecessary dismissal caused by mental health problems. (Reporting by Kate Kelland; Editing by Rosalind Russell)

¿Cuanto Dinero le Cuesta a una Empresa la Falta de Liderazgo?

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Un líder resulta ser alguien que “toma acción” cuando los demás se quedan detenidos preguntándose: “¿Qué hago?” Lo que permite a un líder tomar acción en ese momento preciso es haber diseñado un plan con antelación. Por lo general, un líder no solo utiliza ese plan de acción para situaciones específicas, sino que lo ha hecho parte de su estilo de vida. A continuación, verás cuatro herramientas que te ayudarán a ser un mejor líder.

I. Visión
El liderazgo comienza con tu visión. Es importante que te hagas varias preguntas. ¿Qué es lo que quieres lograr? ¿Cuál es tu meta u objetivo? ¿Cómo te vas a sentir una vez alcances tu meta? ¿Qué tiene que suceder para alcanzarla?

Hace unos años atrás, mi visión era convertirme en un conferenciante internacional a tiempo completo. Comencé a pensar en lo bien que me sentiría apoyando a otros a superar obstáculos y desarrollar destrezas de crecimiento profesional y organizacional. Me di cuenta que para hacer eso una realidad tenía que continuar aprendiendo y desarrollándome constantemente.

II. Fe
La fe mueve montañas. Un buen líder tiene fe en Dios, en sí mismo y en los que le rodean. El tener fe aumente tu confianza y auto-estima. Una vez aumenta tu confianza, también mejora la manera en que te proyectas. Cuando mejoras la manera en que te proyectas, mejora la manera en que te comunicas y la manera en que otros te perciben. ¿Quieres crecer como líder? Permite que tu fe también crezca.

III. Tomar Acción y Mantenerse Activo (“Stay Active!”)
Como mencioné anteriormente, un líder se destaca porque toma acción en el momento preciso. Muchas personas padecen de “parálisis de análisis.” Otras son arriesgadas y se lanzan, pero luego de comenzar con algo, si no ven los resultados inmediatamente, se dan por vencidos.

Un líder toma la iniciativa y como dicen por ahí, “no se quita.” El líder asume la responsabilidad, toma acción y da el seguimiento adecuado. Es decir, una vez toma acción se mantiene activo y hace lo que tenga que hacer hasta que se cumpla con la meta u objetivo.

Hace poco utilice la frase “Stay Active!” durante una presentación, para demostrar que una vez das ese primer paso hacia lo que quieres lograr, es importante mantenerte activo. No es solo comenzar, sino que cuando te mantienes activo (“Stay Active!,”) es más probable que alcances tus metas a pesar de los obstáculos que se presenten. La frase fue tan bien acogida, que hoy la uso como un llamado a que tomes acción continua y consistente hacia tus metas.

IV. Grupo de Apoyo
No tienes que hacerlo solo. ¿Sabes con quién cuentas para alcanzar tus metas? Cómo líder, es importante que reconozcas que es más fácil trabajar en equipo y tener un grupo de apoyo cuando quieras lograr algo. Existe lo que llamo el “Síndrome de Cuca Gómez.” Si eres de Menudo para acá, recordarás que ella decía, “Yo lo fabrico, yo lo uso y yo lo recomiendo.”

Esto ocurre cuando un líder quiere hacerlo todo sin delegar en su equipo. Recuerda, hasta el “Llanero Solitario” requería de alguien que lo apoyara. (Aunque su nombre era “Tonto,” no se si eso tenga algo que ver).

Si no tienes un grupo de apoyo, búscalo. Si no existe, créalo. Hay líderes que fracasan porque no logran desarrollar a su equipo de trabajo y no delegan adecuadamente; sin embargo, hay otros que invierten en el desarrollo de su equipo de trabajo, se comunican efectivamente y alcanzan sus metas y objetivos. ¿Cuál de ellos eres tú?

José R.G. Alvarado González, JD, ACB, CL
Conferenciante y consultor de negocios con 18 años de experiencia en gerencia y supervisión. Es Director de Operaciones de H.E.L.P., Inc., empresa que ofrece servicios de consultoría, charlas de motivación y adiestramientos de desarrollo profesional y organizacional. Enfocado en la enseñanza de procesos dirigidos al cambio y en obtener resultados y soluciones que fomentan el desarrollo y el éxito de los profesionales y las empresas con que trabaja.
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Bienvenidos al Blog de H.E.L.P., Inc.

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